Cara Mengatur Skala Prioritas Pekerjaan – Tulisan ini saya rangkum dari bukunya Brian Adam yang berjudul Seni Mengelola Waktu. Salah satu tulisannya dalam buku tersebut membahas mengenai bagaimana cara yang bisa kita terapkan dalam menentukan skala prioritas pekerjaan.
Menurut Brian, skala prioritas dalam bekerja perlu dijadikan sebagai ukuran yang tersusun dalam sebuah daftar berdasarkan tingkat kebutuhan Anda dalam bekerja. Jika Anda adalah seorang dokter, Anda akan cederung memprioritaskan peralatan kedokteran dan melayani pasien dalam pekerjaan.
Dengan memiliki atau mengatur skala prioritas, Anda mampu mengetahui apa saja yang harus didahulukan dalam pekerjaan sehingga lebih menghemat waktu. Namun jika Anda tidak memilikinya, aktivitas pekerjaan Anda pun akan terganggu. Tugas Anda tidak dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu.
Berikut ini cara yang bisa kita terapkan dalam mengatur skala prioritas pekerjaan.
Baca juga: Bahaya Multitasking yang Jarang Kita Sadari
Cara #1: Menganalisa Pekerjaan
Saat Anda sedang bekerja, kadang-kadang ada saja sesuatu yang menyita perhatian Anda, misalnya tiba-tiba ada teman yang membutuhkan bantuan Anda atau tanpa diduga munculah chat dari seseorang. Pada saat seperti itu, apa yang harus Anda lakukan?
Menghadapi situasi tersebut, Anda harus pandai menentukan prioritas. Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah menganalisa pekerjaan sehingga Anda memahami dan membagi bagian yang sulit dan bagian yang mudah dari pekerjaan tersebut.
Setelah itu, Anda dapat memberikan urutan masing-masing pekerjaan yang harus diselesaikan sesuai dengan tenggat waktunya. Dalam pelaksanaannya, Anda tidak perlu memerhatikan berbagai gangguan.
Cara #2: Menentukan Tujuan Utama
mengatur skala prioritas dalam bekerja membutuhkan intuisi untuk mengambil sebuah keputusan. Dengan demikian, Anda memiliki tujuan dari pekerjaan yang Anda lakukan selama seminggu. Anda juga dapat melakukan pekerjaan sesuai tujuan utama terlebih dahulu, setelah itu dilanjutkan dengan tugas berikutnya.
Cara #3: Melakukan Evaluasi
Evaluasi berkaitan dengan urgensi suatu pekerjaan yang telah dilakukan atau yang belum dilakukan. Anda harus mempertimbangkan berbagai aspek dari pekerjaan yang akan dikerjakan, misalnya pengaruh pekerjaan terhadap diri sendiri, orang lain, atau tim. Dengan demikian, Anda dapat mengerjakan tugas yang paling penting untuk diselesaikan terlebih dahulu.
Cara #4: Menyusun Jadwal Kerja
Jadwal kerja diperlukan untuk mengetahui dan mengingat deadline sebuah pekerjaan. Dengan adanya jadwal kerja, Anda juga dapat menggabungkan beberapa pekerjaan dalam waktu yang bersamaan.
Tentu saja hal itu bisa dilakukan jika Anda mengetahui dengan jelas pekerjaan dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Dengan demikian, Anda akan lebih terarah dan produktif dalam bekerja.
Cara #5: Menyaring Kegiatan
Ketika sudah melakukan pemilihan mana yang penting, saringlah juga kegiatan atau pekerjaan yang harus dikerjakan dan pekerjaan yang bisa ditunda untuk sementara waktu.
Ketika terlalu banyak tugas yang harus Anda kerjakan, mungkin saja Anda sulit untuk mengingat jumlah pekerjaan yang masih bisa dikerjaan atau masih berkaitan dengan tujuan Anda.
Cara #6: Menggabungkan Pekerjaan
Anda perlu menggabungkan pekerjaan jika memang ada beberapa pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu yang bersamaan. Dengan demikian, Anda dapat menghemat waktu dan bisa menyelesaikan pekerjaan secara cepat.
Namun, Anda perlu berhati-hati dalam menggabungkan pekerjaan, karena mungkin saja Anda justru tidak akan fokus dalam bekerja. Anda harus memiliki cara khusus dalam menggabungkan pekerjaan, misalnya menggabungkan pekerjaan yang memiliki jenis atau cara penyelesaian yang hampir mirip, sehingga pengerjaannya pun lebih mudah dan tidak begitu memecah konsentrasi.
Cara #7: Menghindari Kebisaan Buruk
Jika Anda telah mengatur skala prioritas dalam bekerja tetapi masih menunda pekerjaan dan tidak memiliki tekad yang kuat untuk segera menyelesaikan pekerjaan, skala prioritas yang telah Anda buat akan menjadi tidak efektif. Anda berjalan tidak sesuai dengan target yang telah ditentukan. Akibatnya pekerjaan tidak dapat diselesaikan dengan tepat waktu.
Jika Anda mengharapkan sebuah pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktu, Anda harus menghindari kebiasaan buruk yang dapat merusak skala prioritas yang telah dibuat.
Cara #8: Selektif
Menjadi selektif berarti mampu memilah setiap permintaan orang lain yang bisa menyita perhatian Anda. Anda tidak perlu melayani semua permintaan tersebut kecuali ada permintaan yang benar-benar urgent dan penting.
Jika Anda memenuhi semua permintaan yang datang, Anda akan mengorbankan banyak waktu. Apalagi jika permintaan yang datang itu tak kunjung berhenti, pekerjaan Anda tak akan pernah selesai.
Cara #9: Strategis
Pastikan bahwa Anda menghabiskan waktu dengan efektif saat Anda bekerja. Jika banyak pekerjaan yang datang bersamaan, buatlah skala prioritas sehingga Anda mampu memilah pekerjaan apa yang harus diselesaikan secepatnya.
Anda juga bisa mengatur waktu untuk melayani klien, membalas email, dan membereskan suatu pekerjaan. Jangan sampai Anda melakukan banyak hal bersamaan, tetapi tidak ada yang dilakukan dengan baik dan benar.
Cara #10: Suportif
Anda perlu bersikap tegas untuk menolak suatu permintaan atau tugas dari orang lain dengan cara positif tanpa harus merasa bersalah dan menjadi agresif. Jika Anda membuat pengelolaan waktu yang tepat, jangan pernah takut untuk menolak hal yang akan mengganggu pekerjaan Anda. Katakan tidak kepadanya dan selesaikan pekerjaan Anda dengan tepat waktu.
Meskipun Anda selektif terhadap setiap orang yang menyita perhatian, bukan berarti Anda tidak melayani orang lain. Tetaplah bersikap suportif dengan memberikan ruang kepada orang-orang yang sangat membutuhkan bantuan Anda selama bantuan ini penting.
Itulah cara yang bisa Anda terapkan dalam mengatur skala prioritas pekerjaan Anda. Semoga dapat membantu Anda meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam menyelesaikan semua tugas yang harus Anda kerjakan.
